CIRCULAR DPAyT Nº 52/12

Tipo

Circular

Número

52/12

Organismo

ANSeS

Área

MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL

Fecha de dictado

04/12/2012

Publicación en el BO

09/12/2012

Nombre

READECUACIÓN FONDOS ROTATORIOS Y CAJAS CHICAS RESOLUCIÓN D.E.-A Nº 396/12 REEMPLAZA A LAS CIRCULARES GPAyT Nº 14/11, GPAyT Nº 11/10, GPAyT Nº 09/10 y GPAyT Nº 07/10

"2012 ? Año de Homenaje al doctor D. Manuel Belgrano" Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social Buenos Aires, 04 de diciembre de 2012 CIRCULAR DPAyT Nº 52/12 READECUACIÓN FONDOS ROTATORIOS Y CAJAS CHICAS RESOLUCIÓN D.E.-A Nº 396/12 REEMPLAZA A LAS CIRCULARES GPAyT Nº 14/11, GPAyT Nº 11/10, GPAyT Nº 09/10 y GPAyT Nº 07/10 La Dirección General de Finanzas informa que en virtud del dictado de la Resolución D.E.-A Nº 396/12, resulta necesario realizar las siguientes aclaraciones y modificaciones a la operatoria de utilización de Fondos Rotatorios y Cajas Chicas, las cuales complementan a la Resolución D.E.-A N° 643/10.A.- Asignación de Fondo Rotatorio a Jefaturas Regionales 1. Se otorgará un Fondo Rotatorio Interno para cada una de las Jefaturas Regionales (asignándole una cuenta bancaria a cada uno de dichos Fondos), siendo que éstas asumirán el financiamiento de gran parte de los gastos de las UDAI y Oficinas de su jurisdicción, cuenten o no éstas con FRI/Caja Chica propios.2. Ello así debido a que cuando una UDAI/Oficina haya consumido el monto asignado a su Fondo Rotatorio/Caja Chica, podrá solicitar la intervención de la Jefatura Regional para solventar sus erogaciones.3. A tal efecto deberá realizar la siguiente operatoria: 3.1. La UDAI/Oficina solicitará a la Jefatura Regional la autorización para la realización del gasto vía correo electrónico, indicando: Necesidad Descripción del gasto (concepto y monto) Datos relativos al proveedor (CUIT - CBU si la tuviera).3.2. La Jefatura Regional procederá a autorizar o denegar el gasto.3.3. En caso de autorizar el gasto la Jefatura Regional verificará el cumplimiento de los requisitos enunciados en la Resolución D.E.-A N° 643/10 - Punto II) Aspectos Particulares - Apartados I - J - K - L.3.4. Si el gasto es autorizado, la UDAI/Oficina deberá remitir toda la documentación de respaldo original a la Jefatura Regional.www.diarioprevisional.com.ar " "2012 ? Año de Homenaje al doctor D. Manuel Belgrano" Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social 3.5. La Jefatura Regional podrá efectuar el pago mediante una transferencia a la cuenta corriente del Fondo Rotatorio de la UDAI/Oficina o a la CBU del proveedor: 3.5.1. En caso que la transferencia sea efectuada a la CBU del proveedor, la Jefatura Regional debiera contar con la certificación original de la CBU emitida por el banco respectivo, en la cual debe constar los datos de titular de cuenta y CUIT, los que deberán ser coincidentes con los datos de la factura.3.5.2. En caso que la transferencia sea efectuada a la cuenta corriente del Fondo Rotatorio de la UDAI/Oficina, ésta deberá emitir un cheque para abonar al proveedor. La emisión del cheque deberá realizarse luego de haberse acreditado los fondos transferidos por la Jefatura Regional dentro de las 48 horas de dicha acreditación.3.6. La Jefatura Regional será los comprobantes de gastos, los cuales serán incluidos en el expediente de rendición de gastos que deberán confeccionar mensualmente.la encargada de la rendición de 3.7. La Jefatura Regional tendrá a su cargo el control de la adecuación del saldo de cada Fondo Rotatorio de las UDAI que la componen, verificando en cada caso que se de cumplimiento al proceso de rendición y devolución de los fondos sobrantes. Siendo lo mencionado requisito para el comienzo de la operatoria con el Fondo Rotatorio de la Regional.B.- Características de los gastos 1. Los gastos a afrontar por el Fondo Rotatorio Interior deben cumplir con las siguientes características: Ser de excepción. No repetitivos. Menores. Responder a razones de urgencia.2. En los casos que por circunstancias debidamente acreditadas y justificadas se requiera abonar gastos repetitivos, el titular de la Caja Chica / Fondo Rotatorio de Interior será el único responsable de su justificación y deberá arbitrar los mecanismos necesarios a efectos de formalizar los mismos mediante el circuito de contrataciones del Organismo.3. Trimestralmente deberá elevar un informe de gestión a la Unidad de Auditoría Interna, a la Subdirección Ejecutiva de Administración, a la Subdirección Ejecutiva de Prestaciones y a la Dirección General de Finanzas donde exponga las acciones llevadas adelante en materia licitatoria a los efectos de www.diarioprevisional.com.ar " "2012 ? Año de Homenaje al doctor D. Manuel Belgrano" Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social evitar pagos repetitivos y donde consten los datos de las contrataciones, el estado de las mismas y su evolución.4. Para aquel gasto repetitivo cuya factura fuera rendida en hasta 4 (cuatro) oportunidades consecutivas, al momento de la 5ta incorporación al expediente de reposición de fondos, se deberán adjuntar a la factura la documentación que fuera presentada a efectos de formalizar el gasto mediante el circuito de contrataciones vigente: Copia de la Nota Requiriendo el Servicio Copia de la Solicitud de Gasto con el sello de Recepción de la Dirección de Contrataciones.5. Además, hasta tanto este finalizado el trámite de contratación correspondiente, en los sucesivos meses, para realizar la solicitud de reposición de dicho gasto, se deberá informar el número de expediente mediante el cual se está tramitando la contratación. Asimismo se deberá incorporar la impresión de la pantalla de seguimiento del trámite en ANME, a fin de verificar la fecha de inicio del expediente y el estado de avance del mismo.6. Por otra parte, los gastos en concepto de uniformes deben canalizarse mediante el Fondo Rotatorio de la Dirección General Contrataciones y Servicios, no pudiendo realizarse erogaciones por dicho concepto.C.- Autorización y límite de gastos 1. Las UDAI/Oficinas podrán realizar gastos de hasta $1.000 (mil pesos) contando con la debida autorización técnica, sin necesidad de contar con la autorización de la Jefatura Regional.2. Para gastos mayores a $1.000 y menores a $2.000, será necesario contar en forma previa a la autorización técnica con la autorización de la Jefatura Regional que por jurisdicción corresponda.3. Para erogaciones mayores a $2.000 y tanto para Jefaturas Regionales como para UDAI / Oficinas, el gasto deberá canalizarse por el Fondo Rotatorio de la Dirección General de Contrataciones y Servicios.4. En virtud de asegurar la continuidad operativa y la atención al público, deberá tomarse como prioritario para la utilización del Fondo Rotatorio, el pago de los servicios públicos, teniendo en cuenta las pautas mencionadas en el apartado "B.- Características de los gastos". En caso que la UDAI no pueda afrontar el gasto, podrá solicitar la intervención de la Jefatura Regional tal lo detallado en el apartado "A.- Asignación de Fondo Rotatorio a Jefaturas Regionales".5. Para los gastos por operativos, eventos, reuniones o similares como también por bienes y servicios vinculados a los mismos (por los montos indicados en el www.diarioprevisional.com.ar " "2012 ? Año de Homenaje al doctor D. Manuel Belgrano" Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social Apartado C - Punto 1 y 2) se deberá pedir vía correo electrónico autorización a la Dirección General de Prestaciones Descentralizadas con copia a la Secretaría General, quien una vez autorizado enviará un mail a la Dirección de Relaciones Institucionales.5.1. Cumplidos estos requisitos la Dirección de Relaciones Institucionales procederá a otorgar la autorización técnica correspondiente si lo considera conveniente.6. La solicitud detallada en el punto anterior, deberá ser remitida con una tener explicación detallada del gasto/evento a realizar, el cual debe coincidencia con el detalle facturado.7. Las autorizaciones mencionadas en el punto 5 no suplantan a las correspondientes a las áreas técnicas involucradas, a las cuales deberá solicitarse autorización según el tipo de gasto de acuerdo a la Resolución D.E.-A. Nº 643/10.8. En caso de requerir la realización de un gasto en concepto de mantenimiento o adquisición de bienes, el mismo deberá ser de carácter necesario y urgente y el pedido de autorización al área técnica correspondiente tendrá que efectuarse de manera detallada y debidamente justificado.9. Asimismo, en caso de adquirir un bien que corresponda ser activado deberá generarse el formulario de alta de activo fijo correspondiente, de acuerdo a lo detallado por la Circular DGDNyP Nº 04/12 "Utilización de nuevos formularios para la carga de Activos Fijos y Materiales".10. En todos los casos el pedido de autorización para la realización del gasto a través del Fondo Rotatorio debe ser remitido con la debida antelación a fin de poder contar con la autorización correspondiente, sin la cual no se puede realizar ningún gasto.11. Además debe tenerse en cuenta que al momento de autorizar el gasto las áreas técnicas responsables deben verificar y evaluar la razonabilidad del gasto según hace referencia el Punto B del apartado III "Régimen de autorizaciones de áreas técnicas" de la Resolución D.E.-A Nº 643/10.D.- Utilización del Fondo Rotatorio de Contrataciones y Servicios.la Dirección General de A los efectos de solventar un gasto a través del Fondo Rotatorio de la Dirección General de Contrataciones y Servicios, las UDAI, Oficinas y Jefaturas Regionales deberán tener en cuenta las siguientes pautas: 1. En forma previa a efectuar cualquier tipo de gasto con cargo al Fondo Rotatorio de la Dirección General de Contrataciones y Servicios, el Jefe Regional deberá canalizar la solicitud de autorización por intermedio de la Dirección General de Prestaciones Descentralizadas quien remitirá la misma www.diarioprevisional.com.ar " "2012 ? Año de Homenaje al doctor D. Manuel Belgrano" Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social al Director General de Contrataciones y Servicios a través de una nota o correo electrónico indicando: Las razones que justifiquen su realización por este procedimiento Tres (3) presupuestos referidos al gasto que se desea realizar, previa verificación de la situación de los proveedores en la página web de AFIP con el dato del Nº de CUIT (De figurar el proveedor "inactivo" o en situación "irregular" no se podrá viabilizar la compra, siendo necesario optar por otro proveedor.) 1.1. De no contar con los presupuestos, se deberán informar las causas que lo imposibilita y se deberá consignar un monto estimado.1.2. Para los gastos por operativos, eventos, reuniones o similares, como también por bienes y servicios vinculados a los mismos se deberá pedir vía correo electrónico autorización a la Dirección General de Prestaciones Descentralizadas (con copia a la a la Secretaría General), quien una vez autorizado enviará un mail a la Subdirección Ejecutiva de Administración, la cual si comparte el criterio deberá enviar un correo electrónico con su conformidad a la Dirección de Relaciones Institucionales. Cumplidos estos requisitos la Dirección de Relaciones Institucionales procederá a otorgar la autorización técnica correspondiente si lo considera conveniente.1.3. La solicitud detallada en el punto anterior, deberá ser remitida con una explicación detallada del gasto/evento a realizar, el cual debe tener coincidencia con el detalle facturado.2. Una vez recibida la autorización, y si el proveedor fuere a facturar por primera vez al Organismo, en forma previa a la generación del legajo y junto con la presentación de la factura se deberá solicitarle la presentación del Formulario "Alta de Beneficiario - Anexo II" y el Formulario "PF1.25 Autorización de Acreditación de pagos de ANSES en Cuenta Bancaria", al cual deberá adjuntarse en original la certificación bancaria donde consten los siguientes datos: Denominación de la cuenta Nº y Tipo de cuenta Nº de CBU Nº de CUIL del titular Firma y sello de la entidad bancaria 3. Esta documentación deberá ser remitida por nota en original a la Coordinación Fortalecimiento de Estados Contables (dependiente de la www.diarioprevisional.com.ar " "2012 ? Año de Homenaje al doctor D. Manuel Belgrano" Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social Dirección General de Finanzas), sita en la calle Moreno Nº 1473 4to piso, CABA.E.- Rendición de gastos solventados mediante el Fondo Rotatorio de la Dirección General de Contrataciones y Servicios 1. A los efectos de la rendición del gasto, se deberá conformar un legajo al cual deberá adjuntarse la siguiente documentación: Copia de la solicitud de autorización y respuesta recibida. Factura, la cual deberá observar el cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución D.E.-A N° 643/10 y deberá contar con la siguiente información: o Bienes adquiridos y/o servicios prestados con sus respectivos precios unitarios.o Gasto diferenciado, ya sea bien adquirido, mano de obra y accesorios, en el caso de los servicios de mantenimiento de edificio (reparaciones, instalaciones, adecuaciones), vehículos, maquinarias, etc.. Comprobante de validez de la factura. Constancia de inscripción del proveedor en la AFIP con el dato del Nº CUIT. Constancias de exención impositivas del proveedor que correspondieren. Nota de certificación y conformidad respecto al servicio prestado u obra realizada, que de cuenta que el mismo fue prestado o que la obra fue realizada satisfactoriamente, emitida por el área requirente del servicio. Nota mediante la cual el área requirente informe el número de Beneficiario SAP otorgado por la Coordinación Fortalecimiento de Estados Contables (dependiente de la Dirección General de Finanzas). Cuando se trate de bienes adquiridos deberá acompañarse el remito debidamente intervenido por el área requirente, y de corresponder, la copia del formulario de alta de activo fijo gestionado de acuerdo a lo detallado por la Circular DGDNyP Nº 04/12 "Utilización de nuevos formularios para la carga de Activos Fijos y Materiales".F.- Rendición del Fondo Rotatorio Interior 1. Todos los gastos efectuados deberán ser incluidos en un expediente de rendición de fondos dentro de los 40 días de la fecha de pago.2. Los comprobantes de pago emitidos por los proveedores de bienes y/o servicios deben ser intervenidos por el responsable de la Caja Chica y/o www.diarioprevisional.com.ar " "2012 ? Año de Homenaje al doctor D. Manuel Belgrano" Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social Fondo Rotatorio con el correspondiente sello de PAGADO al momento de abonarse; adicionalmente deben ser firmados por el titular del Fondo Rotatorio y debe identificarse claramente el bien o servicio adquirido.3. No deben contener enmiendas ni tachaduras, y en caso de existir, deben estar salvados por el proveedor con sello y firma.4. Todos los comprobantes de gastos deben contar con la autorización técnica correspondiente. En el caso que la erogación no se encuentre tipificada en la normativa vigente será asimilada a las mencionadas en la misma.5. En el caso que un gasto contemplado en un expediente de rendición fuera rechazado (cualquiera sea el motivo), el mismo deberá ser incluido dentro de un expediente de rendición complementario dentro de los 45 días de fecha de rechazo con las observaciones salvadas o, en su defecto, el responsable del fondo rotatorio deberá efectuar la devolución del monto del gasto rechazado.6. Cuando la devolución no se efectúe en el lapso del tiempo indicado se procederá a la suspensión del uso del Fondo Rotatorio previa notificación desde la Dirección General de Finanzas, imposibilitando la emisión de cheques a partir de la fecha de la notificación.7. Cuando la Dirección de Contabilidad efectúe los controles de los Fondos Rotatorios según lo dispuesto en la Resolución D.E.-A N° 643/10 y se detecte un gasto incluido en una rendición cuyo monto no correspondía ser repuesto, se efectuará el descuento de las sumas observadas en la próxima reposición de fondos, generando la obligación para el responsable del FRI de efectuar la devolución de las sumas involucradas en la cuenta corriente respectiva.8. Si una cuenta corriente perteneciente a un Fondo Rotatorio de UDAI se ve afectado por un embargo, los gastos deberán canalizarse desde la cuenta corriente del Fondo Rotatorio de la Jefatura Regional. El mismo criterio será aplicable para las cuentas corrientes con embargos vigentes.9. Si el embargo se debitara de una cuenta corriente perteneciente a un Fondo Rotatorio de Jefatura Regional, los fondos serán direccionados a la cuenta corriente del Fondo Rotatorio de la UDAI más cercana a la Jefatura Regional afectada.10. El expediente de rendición de gastos de la UDAI deberá ser presentado en la Coordinación de Administración de la Jefatura Regional el día 10 de cada mes, efectuándose solo una rendición mensual.11. La rendición de los gastos del Fondo Rotatorio de la Regional se realizará el cierre de los días 10 de cada mes, efectuándose solo una rendición mensual. www.diarioprevisional.com.ar "

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